Règlements généraux

Chapitre 1 : Dispositions générales

Article 1.1 : Dénomination sociale

Le 3 avril 2006, le Régistraire des entreprises, en vertu de la Loi sur les compagnies, a délivré les lettres patentes aux requérants sous la dénomination sociale de la Fondation Pour Hommes.

Article 1.2 : Siège social

La Fondation Pour Hommes est située à Louiseville, Québec, Canada

Article 1.3 : Territoire

La Fondation Pour Hommes couvre le territoire de la province de Québec.

Article 1.4 : Objectifs

-À des fins purement philanthropiques et sans intention de gain pécuniaire pour ses membres;

-améliorer l’image et la condition de vie des hommes québécois;

-favoriser l’émergence de nouvelles ressources destinées exclusivement aux hommes en appuyant financièrement les initiatives visant à améliorer la condition de vie des hommes québécois;

-sensibiliser la population aux besoins ressentis spécifiquement par les hommes québécois;

-recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeur mobilières, administrer de tels dons, legs et contributions : organiser des campagnes de souscriptions dans le but de recueillir des fonds pour des fins charitables.

Article 1.5 : Exercice financier

L’exercice financier débute le 1er avril pour se terminer le 31 mars.

Chapitre 2 : Les membres

Article 2.1 : Les membres

Toute personne morale ou individuelle ayant contribué à la fondation conformément à l’article 2.3 peut être considérée à titre de membre.

Article 2.2 : Nombre de membres

Le nombre de membres est sans limite.

Article 2.3 : Conditions d’admissibilité des membres

Effectuer un don, un legs ou toute autre contribution en argent, en valeurs mobilières, pendant l’exercice financier en cours.

Être présent à l’ouverture de la première assemblée générale de la fondation accorde un statut exceptionnel de membre à vie sans obligation de contribuer selon l’article 2.4.

Article 2.4 : Contribution des membres

Pour qu’un membre soit reconnu à ce titre, il doit effectuer un don, un legs ou toute autre contribution en argent, en valeurs mobilières, pendant l’année financière en cours d’une valeur minimale de dix (10) dollars.

Article 2.5 : Droits des membres

Les membres possèdent le droit d’être présents à toutes les assemblées générales -ordinaires et spéciales- et de participer aux délibérations.

Seuls les membres ayant effectué un don, un legs ou toute autre contribution en argent, en valeurs mobilières, pendant les trois cents premiers jours de l’exercice financier possèdent le droit de vote aux assemblées générales.

Article 2.6 : Suspension, exclusion

Une personne salariée par la fondation peut posséder le titre de membre mais doit renoncer à son droit de vote afin d’éviter toute apparence de conflit d’intérêt.

Un membre peut voir ses privilèges et responsabilités suspendus et être exclus selon les modalités prévues aux articles 3.5 et 4.5.

Chapitre 3 : L’assemblée générale

Article 3.1 : Pouvoirs et responsabilités

L’assemblée générale a les responsabilités et les pouvoirs suivants :

-recevoir et approuver tout rapports ou documents du conseil d’administration concernant les orientations générales de la fondation;

-élire les membres du conseil d’administration;

-approuver les états financiers et les prévisions budgétaires;

-approuver le rapport annuel d’activités;

-discuter de toute affaire jugée opportune pour le bien de la fondation;

-désigner le vérificateur de la fondation;

-adopter, amender ou abroger tout règlement.

Article 3.2 : Date

L’assemblée générale annuelle des membres de la fondation doit se tenir dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice financier défini à l’article 1.5 et 5.1.

Article 3.3 : Avis de convocation

L’avis de convocation de l’assemblée annuelle doit être transmis par écrit (lettre ou courriel). L’avis doit mentionner la date, le lieu, l’heure et l’ordre du jour de l’assemblée. Toute modification proposée aux règlements généraux par le conseil d’administration doit accompagner l’avis de convocation.

Le délai de convocation de l’assemblée générale annuelle est d’au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée.

Article 3.4 : Quorum

L’assemblée générale est constituée des membres définis selon l’article 2.1. La présence de 10 membres est requise à l’ouverture de l’assemblée pour rendre l’assemblée valide et capable d’exercer ses pouvoirs. L’assemblée conserve sa validité même si le quorum n’est pas maintenu en cours d’assemblée.

Article 3.5 : Droit de vote

Seuls les membres tels que définis par les articles 2.1 et 2.4 possèdent le droit de vote.

Le droit de vote est limité à un droit de vote par personne présente à l’assemblée (par exemple, une même personne ne peut exercer un droit de vote à titre de personne morale ET un droit de vote à titre de personne individuelle).

L’assemblée générale peut exclure un membre et par le fait même lui retirer son droit de vote et tout privilège qui en découle, par une proposition d’un membre dûment secondée et adoptée par une majorité de membres présents à l’assemblée.

En cas de vote sur une question soumise à l’assemblée, le vote sera pris à main levée. Le vote devient secret sur une proposition d’un membre, proposition dûment appuyée et adoptée.

Article 3.6 : Conduite des débats

La conduite des débats appartient au président du conseil d’administration qui agit à titre de président d’assemblée. En cas d’absence du président du conseil d’administration, l’attribution de la conduite sera effectuée selon l’ordre suivant :

1-vice-président
2-secrétaire
3-trésorier
4-administrateur élu par l’assemblée.

L’assemblée doit élire un secrétaire d’assemblée sous le principe d’une proposition dûment appuyée.

Article 3.7 : Procédure d’élection

Les membres présents à l’assemblée générale doivent déterminer les personnes qui agiront selon les responsabilités suivantes sous le principe de propositions dûment appuyées :

-Président d’élection
-Secrétaire d’élection
-Scrutateur

Ces trois personnes ne peuvent être mises en candidature et n’ont pas le droit de vote.

Le président de l’assemblée cède temporairement ses droits et responsabilités au président d’élection qui siége jusqu’à ce que la procédure d’élection soit terminée. Le président d’élection annonce l’ouverture de la période des mises en candidature.

Les membres possédant le droit de vote peuvent alors proposer des candidatures dans le but de combler les postes vacants et définis par l’article 4.1. Les candidatures sont reçues sur proposition simple (sans appui). Il n’y a aucune limite quant au nombre de candidatures pouvant être proposées.

Lorsque toutes les propositions ont été déposées, le président d’élection peut alors confirmer que la période de mise en candidature est terminée.
Le président fait l’appel des candidats en commençant par le dernier nom proposé pour vérifier la volonté de chaque candidat de maintenir sa candidature (les candidats sont libres d’accepter ou de refuser).

Si le nombre de candidats ayant accepté est équivalent ou inférieur aux nombres de postes vacants, les candidats sont élus par acclamation. Si un ou des postes sont laissés vacants, les membres de l’assemblée adoptent alors une résolution mandatant le conseil d’administration qui devra agir afin de combler le ou les postes laissés vacants.

Si le nombre de candidats ayant accepté est plus élevé que le nombre de postes vacants, un vote est alors nécessaire. Le vote est secret. Des bulletins de votes uniformes sont distribués aux membres possédant le droit de vote et chacun inscrit sur son bulletin le ou les candidats de son choix.

Chaque bulletin est recueilli par le scrutateur qui est responsable de procéder au décompte officiel. Le président d’élection à la responsabilité d’annoncer à l’assemblée les résultats du vote qui lui auront été transmis par le scrutateur et de déclarer les candidats gagnants officiellement élus.

Si une égalité empêchant de combler les postes vacants persiste au premier tour de scrutin, un second tour de scrutin doit alors être tenu afin de départager les candidats à égalité.

Le président d’élection annonce la clôture de l’élection et le président d’assemblée reprend ses droits et responsabilités.

Les bulletins de votes doivent être conservés et laissés à la disposition des membres pendant une période d’une (1) année suivant l’élection.

Les membres élus entrent en poste dès la levée de l’assemblée.

Article 3.8 : Amendements aux règlements généraux

Tout amendement aux règlements généraux doit être entériné par l’assemblée générale. Le conseil d’administration ainsi qu’un membre possédant le droit de vote tel que décrit à l’article 2.5 peuvent proposer des amendements et des modifications aux règlements généraux.

Un amendement ou une modification aux règlements généraux pourront être entérinés uniquement sous le principe de l’unanimité de l’assemblée ou en cas de désaccord, si l’amendement ou la modification reçoit un vote favorable répondant au principe de la majorité simple.

Article 3.9 : Assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps par le président ou par voie de résolution du conseil d’administration ou par une requête écrite transmise au conseil d’administration et signée par un minimum de 20 membres possédant le droit de vote tel que décrit à l’article 2.5. L’avis de convocation de l’assemblée générale spéciale doit être conforme à l’article 3.3.

L’assemblée générale spéciale possède les mêmes pouvoirs que l’assemblée générale annuelle excluant l’élection des administrateurs qui est tenue exclusivement lors de l’assemblée générale annuelle.

L’assemblée générale spéciale est valide si elle atteint le quorum tel que défini par l’article 3.4.

Chapitre 4 : Le conseil d’administration

Article 4.1 : Composition

Le conseil d’administration de la Fondation Pour Hommes est composé de sept (7) administrateurs élus par l’assemblée générale. Le conseil d’administration possède deux (2) sièges supplémentaires réservés à des représentants non membres, ne possédant pas de droit de vote, non élus par l’assemblée générale, déterminés uniquement par le conseil d’administration et agissant à titre d’observateurs experts. Les sept (7) membres votant élus par l’assemblée générale sont répartis de la façon suivante;

-six (6) postes occupés par des hommes
-un (1) poste occupé par une femme

Article 4.2 : Durée du mandat

Les membres du conseil d’administration sont élus pour un mandat d’une durée de deux (2) ans renouvelable sans limite. Par soucis de continuité, de stabilité et par une volonté d’éviter que tous les postes du conseil d’administration soient en élection à chaque deux (2) années au même moment, trois (3) membres hommes sont élus pour un mandat exceptionnel d’une durée d’une (1) année lors de l’assemblée générale de constitution tenue en 2006.

Article 4.3 : Quorum

Le quorum nécessaire à la tenue d’une rencontre du conseil d’administration est de cinq (5) membres élus par l’assemblée générale. Le manquement au quorum n’empêche pas la tenue d’une rencontre du conseil d’administration qui pourra se tenir en présence d’un minimum de trois (3) membres élus par l’assemblée générale. Une rencontre tenue sans le quorum requis contiendra alors uniquement des points d’informations le conseil d’administration ne possédant pas les pouvoirs requis pour agir de façon décisionnelle.

Article 4.4 : Avis de convocation

Un avis de convocation doit être transmis par écrit (lettre ou courriel) aux membres du conseil d’administration au moins sept (7) jours avant la tenue du conseil.

Article 4.5 : Démission / Exclusion

Un membre du conseil d’administration peut en tout temps signifier sa démission en transmettant un avis écrit au conseil. Le conseil d’administration peut exclure un membre et par le fait même lui retirer son droit de vote et tout privilège qui en découle par une décision découlant d’un vote à majorité simple.

Tout membre absent à trois (3) réunions consécutives du conseil d’administration pourra être considéré et confirmé comme démissionnaire par voie de résolution du conseil d’administration.

Article 4.6 : Vacance

Lorsqu’un poste au conseil d’administration est ou devient vacant, le conseil a la responsabilité de déterminer un membre qui viendra combler le poste jusqu’à la prochaine élection en assemblée générale annuelle.

Article 4.7 : Fonction du conseil d’administration

Le conseil d’administration détermine sa structure interne en élisant parmi ses membres; un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier aux fonctions définies par l’article 4.8. Le poste –femme- sera limité au poste d’administratrice n’ayant pas accès au comité exécutif.

Le conseil d’administration accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des objectifs poursuivis par la fondation conformément à la Loi sur les compagnies et à l’article 1.4, élabore et propose de nouveaux règlements et adopte les résolutions qui s’imposent afin d’atteindre les objectifs ciblés par la fondation. Il met en application les décisions et orientations entérinées par l’assemblée générale.

Le conseil d’administration prend les mesures nécessaires à l’embauche d’employés ou à la conclusion d’ententes contractuelles.

Le conseil d’administration gère les achats, les placements et autorise les dépenses.

Le conseil d’administration gère les fonds recueillis et redistribue (selon les critères qu’il aura déterminé) les sommes au profit d’initiatives venant en aide aux hommes.

Le conseil d’administration soumet, pour approbation lors de l’assemblée générale, toutes questions modifiant les objectifs ou les règlements généraux de la fondation.

Article 4.8 : Comité exécutif - fonctions

Le comité exécutif se compose de quatre membres : un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

Le président

-dirige les réunions du conseil d’administration;
-responsable de la préparation et la conduite des rencontres et de la mise en application des décisions prises aux réunions;
-représente la fondation et en est le porte-parole officiel;
-en cas d’égalité des voix aux assemblées générales ou au conseil d’administration, il a un vote prépondérant;
-peut être signataire des comptes bancaires;
-le président peut être désigné par le conseil d’administration pour agir également à titre de directeur général, dans ce cas, il renonce à son vote prépondérant et le conseil d’administration peut exiger qu’il se retire lorsqu’une discussion le commande,
-peut signer les documents pour les engagements de la fondation.

Le vice-président

-seconde et partage les tâches qui incombent au président;
-remplace le président en cas d’absence et devient président par intérim;
-peut être signataire des comptes bancaires;
-peut signer les documents pour les engagements de la fondation.

Le secrétaire

-voit à la rédaction des procès-verbaux des assemblées;
-responsable devant le conseil et l’assemblée générale de la validité de toute documentation émise, reçue et conservée par la fondation;
-peut être signataire des comptes bancaires;
-peut signer les documents pour les engagements de la fondation.

Le trésorier

-est responsable devant le conseil et l’assemblée générale des rapports financiers de la fondation et de toutes les activités relatives au budget;
-peut être signataire des comptes bancaires;
-peut signer les documents pour les engagements de la fondation.

Article 4.9 : Comité exécutif - pouvoirs

Le conseil d’administration concède son pouvoir décisionnel au comité exécutif lors de situations exceptionnelles exigeant une intervention rapide en cas d’urgence. Les membres du comité exécutif ont alors le pouvoir de signer des résolutions sans convoquer le conseil d’administration dans le cas exclusif ou les quatre (4) membres du comité exécutif sont en accord de façon unanime sur l’action à poser. Le comité exécutif devra ensuite faire entériner les actions par le conseil d’administration par voie de résolution.

Chapitre 5 : Dispositions particulières

Article 5.1 : Dispositions financières

Les chèques, billets, lettres de change et autres effets de commerce, contrats ou convention engageant la Fondation Pour Hommes ou la favorisant doivent être signés par le président et l’un ou l’autre des postes suivants; trésorier ou secrétaire. Le conseil d’administration peut désigner, avec justification subséquente à l’assemblée générale ordinaire ou spéciale, tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction. Tout chèque payable à la fondation doit être déposé aux comptes de la fondation.

Le conseil d’administration détermine la ou les banques ou caisses populaires ou trusts pour effectuer les dépôts.

Comme le stipule l’article 1.5, l’exercice financier débute le 1er avril et se termine le 31 mars.

Les états financiers doivent être vérifiés à chaque année par un vérificateur nommé à cette fin par l’assemblée générale qui peut mandater le conseil d’administration pour agir en son nom. Les livres de la fondation doivent être à mis à jour de façon mensuelle pour consultation par les membres du conseil d’administration et déposés à chaque année à l’assemblée générale annuelle et à toute autre assemblée convoquée.

Article 5.2 : Direction générale

Le directeur général

-est désigné comme responsable des opérations de la fondation, il met en application dans les opérations quotidiennes les décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale;
-siège au conseil d’administration, sans droit de vote, exclusivement pour rendre compte des opérations de la fondation au conseil d’administration et recevoir ses consignes et orientations;
-s’il cumule aussi le poste de président du conseil d’administration, il renonce au vote prépondérant accordé au président mais conserve le droit de vote accordé à titre de membre élu au conseil d’administration;
-peut être salarié ou contractuel;
-peut être signataire des comptes bancaires d’opération de la fondation mais ne possède pas ce droit en matière de compte de placement.

Article 5.3 : Dissolution / Liquidation

En cas de liquidation de la Fondation Pour Hommes ou de distribution des biens de la Fondation Pour hommes, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue.

FIN DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX